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項(xiàng)目背景

會(huì)議作為企業(yè)集體決策及重要事項(xiàng)部署的最關(guān)鍵管理行為，是企業(yè)的核心管理業(yè)務(wù)之一，但實(shí)際管理業(yè)務(wù)常面臨一些問(wèn)題：

1、會(huì)議議題材料采用手工收集整理，耗時(shí)費(fèi)力；

2、議題材料依靠傳統(tǒng)方式遞交參會(huì)者，耗費(fèi)成本，且成效不高；

3、會(huì)議決策者難以實(shí)時(shí)了解議題更新、補(bǔ)充材料，影響決策效率；

4、會(huì)議相關(guān)材料和信息零散分布，難以體系化查閱與統(tǒng)籌；

5、會(huì)議決策事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)展難以快速、體系化跟蹤。

項(xiàng)目需求

經(jīng)濟(jì)的快速提高以及時(shí)下多媒體會(huì)議的發(fā)展對(duì)會(huì)議室設(shè)備的要求越來(lái)越高，如何把會(huì)議相關(guān)事務(wù)管理與會(huì)場(chǎng)設(shè)備的自動(dòng)控制有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，是現(xiàn)代化會(huì)議提出的新命題。在此情況下，itc推出企業(yè)云會(huì)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用方案，以簡(jiǎn)單的管理操作完成繁鎖的工作任務(wù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)智能化以及無(wú)紙化辦公，節(jié)省成本。

實(shí)現(xiàn)效果

itc企業(yè)云會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)，通過(guò)信息技術(shù)自主研發(fā)出操作簡(jiǎn)便、界面友好的Web后臺(tái)管理以及Web端、App端用戶預(yù)約管理平臺(tái)，對(duì)企業(yè)的會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后整個(gè)會(huì)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范化、實(shí)時(shí)化管理，減少工作中會(huì)議室管理混亂、使用不均衡、設(shè)備不到位等情況，實(shí)現(xiàn)參會(huì)人員高效溝通，最大程度提高企業(yè)資源利用率與員工的工作效率。

與會(huì)人員可通過(guò)App或Web端以及門口屏查詢會(huì)議室、會(huì)議信息及其設(shè)備的狀態(tài)、占用情況，進(jìn)行在線會(huì)議室預(yù)定，包括會(huì)議預(yù)約管理、安排會(huì)議室預(yù)約時(shí)間、會(huì)議主題、發(fā)起人、參會(huì)人員，會(huì)議記錄的創(chuàng)建、查詢、取消等功能。會(huì)議預(yù)約成功后，管理員允許進(jìn)行人工干預(yù)，例如強(qiáng)制預(yù)留會(huì)議室、強(qiáng)制取消預(yù)訂等等。發(fā)起會(huì)議預(yù)約時(shí)，自動(dòng)檢測(cè)邀請(qǐng)的參會(huì)人員是否同一時(shí)間有其他會(huì)議并提醒，避開(kāi)會(huì)議沖突。

系統(tǒng)通過(guò)對(duì)接無(wú)線化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的中控系統(tǒng)，根據(jù)會(huì)議召開(kāi)時(shí)間自動(dòng)部署會(huì)議室環(huán)境。能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議延時(shí)或臨時(shí)離場(chǎng)的申請(qǐng)，管理人員可通過(guò)App或Web遠(yuǎn)程操作，即可對(duì)設(shè)備進(jìn)行延時(shí)操作或者離場(chǎng)后設(shè)備自動(dòng)關(guān)閉，會(huì)議環(huán)境自動(dòng)化、場(chǎng)景化控制。

在會(huì)議室門口設(shè)置顯示器，通過(guò)云會(huì)務(wù)系統(tǒng)與多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)聯(lián)合使用，在終端屏App展示會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議狀態(tài)等會(huì)議信息，同時(shí)，自動(dòng)將每間會(huì)議室的當(dāng)前使用狀況及近期會(huì)議安排顯示在會(huì)議室門口的顯示屏上。使每間會(huì)議室、實(shí)驗(yàn)室的使用情況及預(yù)訂情況一覽無(wú)余，會(huì)議室的會(huì)議狀態(tài)信息通知自動(dòng)更新。

除了線上會(huì)議預(yù)約，會(huì)務(wù)全程一站式管理，云會(huì)務(wù)系統(tǒng)還可對(duì)接外部系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)自身需求，定制化對(duì)接人體偵測(cè)系統(tǒng)、中控系統(tǒng)等，并進(jìn)行會(huì)議室分合處理操作，將各子系統(tǒng)集成在一起，形成一個(gè)多功能的會(huì)議系統(tǒng)。

當(dāng)人體偵測(cè)系統(tǒng)感知到人員進(jìn)入會(huì)議室，中控系統(tǒng)將配合控制會(huì)議室設(shè)備自動(dòng)開(kāi)啟到相應(yīng)的狀態(tài)，如燈光開(kāi)啟、窗簾進(jìn)入相應(yīng)的狀態(tài)、會(huì)議設(shè)備自動(dòng)打開(kāi)、門口預(yù)約屏?xí)@示已占用和預(yù)訂已使用等信息，匯總屏、門口小屏、會(huì)議室中的設(shè)備等顯示統(tǒng)一狀態(tài)信息，各相關(guān)辦公軟件（如outlook、OA、會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)等）顯示會(huì)議室的狀態(tài)信息也即時(shí)更新同步。

會(huì)議室內(nèi)燈光、窗簾、視頻等設(shè)備也可以通過(guò)中控設(shè)備直接控制，或者通過(guò)Mini CC移動(dòng)端，針對(duì)各個(gè)設(shè)備進(jìn)行配置場(chǎng)景，配置各種會(huì)議室會(huì)議召開(kāi)時(shí)設(shè)備的開(kāi)啟、關(guān)閉或其他情況，以及提前開(kāi)啟、關(guān)閉的時(shí)間。

同時(shí)為合理化安排會(huì)議室資源，針對(duì)會(huì)議室大小需求問(wèn)題，我們采用分開(kāi)廳感應(yīng)器，聯(lián)動(dòng)中控、云會(huì)務(wù)，當(dāng)組合大會(huì)議室C中間拉上簾子阻斷光幕時(shí)，隔斷閉合時(shí)，光幕阻斷，系統(tǒng)判定為會(huì)議分割，顯示獨(dú)立會(huì)議室A和B可預(yù)約，組合會(huì)議室C顯示鎖定無(wú)法預(yù)約；而隔斷打開(kāi)時(shí)，光幕聯(lián)通，系統(tǒng)判斷為會(huì)議分割取消，顯示組合會(huì)議室C可預(yù)約，獨(dú)立會(huì)議室A和B顯示鎖定無(wú)法預(yù)約。實(shí)現(xiàn)組合會(huì)議室的自由切換。

相比傳統(tǒng)會(huì)務(wù)軟件采取按需收費(fèi)的模式，itc云會(huì)務(wù)無(wú)需企業(yè)用戶準(zhǔn)備機(jī)房等硬件設(shè)施，只需打開(kāi)瀏覽器或移動(dòng)端應(yīng)用，登錄就能高效的開(kāi)展會(huì)議。系統(tǒng)秉承人性化設(shè)計(jì)理念，移動(dòng)式應(yīng)用、一鍵式管理將會(huì)務(wù)效率大大提高，比起現(xiàn)有的硬件視頻會(huì)議技術(shù)，云會(huì)務(wù)系統(tǒng)在方便性、快捷性、易用性上具有更顯著的優(yōu)勢(shì)，能夠大幅度降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，提高運(yùn)營(yíng)效率。

功能特點(diǎn)具體體現(xiàn)：

1. 強(qiáng)大的后臺(tái)管理功能（web端管理） 提供企業(yè)管理人員方便地在后臺(tái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)維護(hù)，方便的了解各種數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)支持。

2. 支持權(quán)限管理、注冊(cè)（移動(dòng)端）

3. 提供會(huì)議預(yù)約功能（移動(dòng)端）通過(guò)基于SaaS的云會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)為企業(yè)會(huì)議使用者提供會(huì)務(wù)服務(wù)支持。

4. 支持會(huì)議審批（移動(dòng)端）管理員/審核人對(duì)會(huì)議預(yù)約進(jìn)行審核、批準(zhǔn)，充分考慮到會(huì)議室使用的合理性、根據(jù)會(huì)議的緊急、重要、一般等性質(zhì)進(jìn)行主觀/客觀性地判斷，審核結(jié)果會(huì)以會(huì)議通知方式通知會(huì)議預(yù)約者，及時(shí)收到通知，做出相應(yīng)的調(diào)整。

5. 豐富的會(huì)議應(yīng)用—會(huì)議簽到&會(huì)議投票（移動(dòng)端）可實(shí)現(xiàn)：APP支持二維碼掃碼簽到、主持人權(quán)限可設(shè)置會(huì)議前簽到、可發(fā)起會(huì)議投票、支持匿名投票、支持多選、投票結(jié)果實(shí)時(shí)顯示在主持人APP界面等。

6. 云端存儲(chǔ)——數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析會(huì)務(wù)數(shù)據(jù)云端存儲(chǔ)，管理者可以隨時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)獲取實(shí)時(shí)分析數(shù)據(jù) ，如會(huì)議簽到率、會(huì)議室利用率、設(shè)備使用率等統(tǒng)計(jì)信息能以圖表化展現(xiàn)，全方位的會(huì)務(wù)數(shù)據(jù)為企業(yè)管理者提供決策支持。